Die COVID-19-Pandemie hat ungewollt den elektronischen Behördendiensten auf globaler Ebene Auftrieb gegeben. Vorsichtsmaßnahmen zur Verhinderung von Krankheitsübertragungen haben dazu geführt, dass Online-Verfahren die bevorzugte Option für die Interaktion zwischen Bürgern und öffentlichen Verwaltungen sind.
Während man über andere Begleiterscheinungen der Gesundheitskrise, wie z. B. die Zunahme der Telearbeit, über deren Fortbestehen debattiert, ist das E-Government zum Fortbestehen bestimmt. Wenn die beiden großen Schritte zum Einstieg in das E-Government erst einmal getan sind, das Erlernen des Systems und der Erwerb der digitalen Signatur, ist es die bequemste und effizienteste Option für Verfahren wie Akteneinsicht, Registrierung von Dokumenten oder Steuerzahlung.
E-Government: ein aktueller Bedarf
Die Digitalisierung von Verwaltungs- und Steuerungsprozessen ist nicht erst seit der Gesundheitskrise eine Priorität. Ihre Vorteile sind durch sie jedoch deutlich geworden: Ohne elektronische Behördendienste wäre die Tätigkeit während des großen Lockdowns 2020 zum Stillstand gekommen. Daraufhin wurde die Reduzierung der Raumkapazitäten in Büros durch die Förderung elektronischer Behördendienste (E-Government) abgemildert und somit eine Verlangsamung der öffentlichen Dienstleistungen vermieden.
Obwohl noch vieles zur Stärkung der Systeme getan werden muss, erntet die Europäische Union die Früchte der jahrzehntelangen Förderung des E-Government unter zwei sich ergänzenden Gesichtspunkten: die Ausweitung des Zugangs der Bürger zum Internet und die Informatisierung der Verwaltung.
Für BürgerInnen bietet die Digitalisierung der Verwaltung Vorteile wie Flexibilität, geringere Kosten und Bearbeitungszeiten sowie eine stärkere Beteiligung an öffentlichen Prozessen.
Für die Regierungen bedeutet dies eine Verpflichtung zu Transparenz, Omni-Channelling, Zugänglichkeit, Universalität und Qualität der Dienste
Für beide Seiten ist der Eckpfeiler des E-Government das Vertrauen in die Sicherheit von Transaktionen durch elektronische Identifizierungs- und Signaturtechnologien, wie z. B. unsere VideoID– und SignatureID-Dienste.
Ein sicheres digitales Umfeld zu schaffen, hat technologische, rechtliche und natürlich auch kapazitätsfördernde Auswirkungen auf Nutzer und Verwaltungspersonal. Dies erfordert eine einheitliche Sichtweise und die Standardisierung von Prozessen und Technologien.
Die Verordnung über die Einrichtung eines einheitlichen digitalen Zugangstors öffnet die Tür zu umfassenderen elektronischen Behördendiensten
Am 12. Dezember 2020 startete die EU die erste Phase des einheitlichen digitalen Zugangstors oder Single Digital Gateway, eine Initiative, die durch die Verordnung (EU) 2018/1724 des Europäischen Parlaments und des Rates ins Leben gerufen wurde.
Diese innovative Initiative bündelt in einem Online-Portal den Zugang zu Informationen, Verwaltungsverfahren und Hilfsdiensten, die für ein Leben oder eine Geschäftstätigkeit in der EU erforderlich sind.
Das einheitliche digitale Zugangstor wurde als Ressource zur Förderung und Vereinfachung der Mobilität zwischen den verschiedenen Mitgliedsstaaten konzipiert. Der Anwendungsbereich geht jedoch darüber hinaus und umfasst die Standardisierung von E-Government-Systemen durch ein Gütesiegel und die Beteiligung der Bürger an der Entwicklung durch die Einführung anonymer Systeme zur Bewertung und Übermittlung von Vorschlägen.
In der ersten Phase konzentriert es sich darauf, Informationen und Ratschläge zu den Verwaltungsvorschriften und -verfahren der verschiedenen Länder anzubieten. Die Informationen der lokalen Behörden müssen ab dem 12. Dezember 2022 zugänglich sein, und ein Jahr später müssen alle Verfahren online verfügbar sein.
Das Once-only-Prinzip für effizientere elektronische Behördendienste
Die vollständige Verfügbarkeit digitaler Dienste im Jahr 2023 beruht auf dem „Once-only-Prinzip“ (OOP). Nach diesem Prinzip müssen Bürger und Unternehmen ihre Informationen nur einmal an die öffentlichen Verwaltungen übermitteln, die dann Daten und Dokumente auf sichere und transparente Weise gemeinsam nutzen und weiterverwenden können.
Ziel ist es, die Effizienz von E-Government und die Sicherheit aller Vorgänge zu gewährleisten. Dies erfordert einen einheitlichen Standard für den Informationsaustausch zwischen der Verwaltung und BürgerInnen sowie Unternehmen, dem die Anbieter von digitalen Identifizierungs- und Zertifizierungsdiensten gerecht werden müssen.
Das OOP inspiriert die europäische Verordnung über Datenschutz und elektronische Signaturen und ist Teil der Pläne zur Entwicklung eines digitalen Binnenmarktes, um den Verwaltungsaufwand für BürgerInnen und Unternehmen zu verringern.
Welche Prozesse der öffentlichen Verwaltung können digitalisiert werden?
Die Digitalisierung der Verwaltung erstreckt sich auf alle Bereiche: Zugang zu medizinischen oder akademischen Unterlagen, Meldedaten, Steuerzahlungen und Anträgen auf Arbeitslosenunterstützung, um nur einige zu nennen.
Bei den meisten dieser Verfahren werden sensible Daten verarbeitet, so dass für die Abfrage von Informationen immer die ausdrückliche Zustimmung des/der Bürgers/Bürgerin erforderlich ist, unabhängig davon, ob die Person als Privatperson oder als Vertreter eines Unternehmens oder einer anderen Organisation handelt.
Dazu ist ein elektronisches Signatursystem erforderlich, das je nach Verfahren einen unterschiedlichen Sicherheitsgrad aufweist. Die höchste ist die qualifizierte elektronische Signatur (QES), die dieselbe Rechtswirkung hat wie eine handschriftliche Unterschrift und zudem noch sicherer ist.
Sich vor der öffentlichen Verwaltung zu identifizieren
In der EU gibt es bereits einen Standard, bei dem ein digitales Identifikationssystem für alle Mitgliedsstaaten gilt. Die biometrische Authentifizierung durch Sprach-, Gesichts- oder Fingerabdruckerkennung vereinfacht das Verfahren zusätzlich.
Unser VideoID erfüllt alle EU-Anforderungen für die biometrische Authentifizierung und ist Teil eines Systems. Mit unserem Dienst kann das Gesicht des Nutzers per Video aufgenommen und mit Hilfe von Künstlicher Intelligenz (KI) in wenigen Sekunden identifiziert werden. Die Identifizierung erfolgt in Echtzeit, per Videoanruf und auch asynchron, indem ein Agent eingeschaltet wird.
Dokumente versenden
Durch die Einhaltung des OOP wird der Versand von Dokumenten erheblich vereinfacht. Ziel ist ein Archivierungssystem, in dem alle Dokumente der BürgerInnen digitalisiert und online verfügbar sind, damit sie von den öffentlichen Verwaltungen bei Bedarf und nach vorheriger Genehmigung eingesehen werden können.
Unterzeichnung von Dokumenten
Beim E-Government werden Transaktionen mit der öffentlichen Verwaltung durch elektronische Signaturen bestätigt.
Als vertrauenswürdiger Anbieter in der EU bietet unser SignatureID-Dienst alle drei in der EU unterstützten Signaturstufen in einem System: einfach, fortschrittlich und qualifiziert.
Qualifizierte elektronische Signaturen sind nicht nur eine Säule des E-Government, sondern können auch im privaten Bereich eingesetzt werden, sei es für Geldgeschäfte (Online-Banking, E-Commerce) oder um Verträgen Rechtsgültigkeit zu geben.