Eine angemessene elektronische Signaturlösung erleichtert die digitale Transformation von Unternehmen und rationalisiert ihre Dokumentenmanagementprozesse. Verträge, Rechnungen und alle Arten von Geschäftsabläufen werden mit digitalen Verfahren zur Identitätsprüfung optimiert. Doch nach welchen Kriterien wählt man eine Technologie aus? In diesem Beitrag erklären wir Ihnen alles, was Sie wissen müssen, um die beste Entscheidung für Ihr Unternehmen zu treffen.
Was ist eine zertifizierte elektronische Signatur?
Fangen wir am Anfang an: Die zertifizierte elektronische Signatur ist das digitale Äquivalent zur handschriftlichen Unterschrift und hat die gleichen rechtlichen Auswirkungen.
Sie besteht aus einem elektronischen Datensatz, der einem Dokument beigefügt ist, um den Unterzeichner zu identifizieren und die Echtheit und Integrität des unterzeichneten Dokuments zu gewährleisten. Eine zertifizierte elektronische Signatur gibt uns die Gewissheit, dass das Dokument nicht manipuliert wurde und der Unterzeichner es nicht widerrufen kann.
Was kann eine zertifizierte elektronische Signatur in mein Unternehmen einbringen?
Die EU schätzt, dass 69 % der Unternehmen bereits irgendeine Form der elektronischen Signatur in ihrem Geschäftsalltag verwenden . Die elektronische Signatur garantiert die Authentizität, Rückverfolgbarkeit und Integrität all dieser Dokumente, wie z. B. Verträge und Rechnungen, sowie die Bereitschaft, deren Inhalt zu genehmigen, was zahlreiche Vorteile in den Beziehungen zwischen Unternehmen und Kunden bietet.
Die Verwendung elektronischer Signaturen erhöht die Effizienz von Prozessen, beschleunigt die Bearbeitungszeit und reduziert Papier- und Reisekosten, so dass jede Person oder jeder Kunde mit einem Unternehmen in Kontakt treten kann, ohne sich in eines seiner Büros begeben oder Unterlagen per Post versenden zu müssen.
Wie wähle ich die richtige Lösung für mein Unternehmen?
Sich für den einen oder anderen Anbieter zu entscheiden, basiert immer auf einer Analyse der Bedürfnisse des Unternehmens: Welche Art von Betriebsabläufen führen Sie durch, welcher Sicherheitsgrad ist erforderlich, welche Kanäle und Geräte werden verwendet?
Neben der Bedarfsanalyse müssen auch folgende Faktoren berücksichtigt werden:
- Gesetzliche Anforderungen: Elektronische Signaturen unterliegen einer strengen Regulierung auf EU-Ebene und müssen vom Dienstleister eingehalten werden. Es ist notwendig, den Aktualisierungsgrad und die Kompatibilität des Unternehmens mit den Vorschriften zu überprüfen.
- Technische Anforderungen: Idealerweise sollte die elektronische Signatur einfach einzurichten, von jedem Gerät aus nutzbar und sicher aufzubewahren sein.
- Benutzerfreundlichkeit: das gewählte System muss schnell und übergangslos laufen, um sich an das Niveau eines jeden Benutzers anzupassen. Je intuitiver es ist, desto einfacher wird es für Kunden und Mitarbeiter sein, die elektronische Signatur zu verwenden.
Sicherheitsanforderungen für elektronische Signaturen
Die europäischen Rechtsvorschriften sehen drei Sicherheitsstufen für elektronische Signaturen vor, die sich nach dem Risikograd der jeweiligen Transaktion richten.
Die einfache elektronische Signatur wird für Transaktionen mit geringerem Risiko verwendet und erfordert keine spezielle Hardware oder Software. Sie erfordert keine Identitätsprüfung des Unterzeichners und garantiert keine eindeutige Kontrolle des Unterzeichners. Eine Schaltfläche zum Akzeptieren oder ein Kontrollkästchen wären Beispiele für eine einfache Signatur.
Die fortgeschrittene elektronische Signatur ist mit einem wesentlich höheren Sicherheitsniveau verbunden und erfordert bereits den Einsatz einer speziellen Software und die Identitätsprüfung des Unterzeichners, auch wenn sie dies nicht garantiert ist. Die Verwendung von per SMS oder E-Mail erhaltenen Schlüsseln fällt in diese Kategorie.
Qualifizierte (oder zertifizierte) elektronische Signaturen erfordern ein Höchstmaß an Authentifizierung und garantieren die Identität des Unterzeichners. Das Sicherheitsniveau ist sogar höher als das der traditionellen handschriftlichen Unterschrift. Sie erfordern eine spezielle Software und die persönliche Identifizierung des Unterzeichners während des Identitätsprüfungsverfahrens.
Kanäle zur Verwendung für qualifizierte elektronische Signaturen
Die Verwendung elektronischer Signaturen muss sich nicht auf die vom Unternehmen angebotenen Online-Dienste beschränken, sondern muss berücksichtigen, von welchen Geräten sie verwendet wird.
Im Online-Betrieb sind die häufigsten Kanäle, Anwendungen von Mobiltelefonen oder Computerbrowsern. In der Online-Umgebung werden biometrische Daten, SMS und Einmalschlüssel sowie Passwörter oder PINs verwendet.
Bei Offline-Transaktionen in der Niederlassung oder im Büro des Unternehmens ergänzt die elektronische Unterschrift die persönliche Beziehung von Angesicht zu Angesicht. In diesen Fällen können digitale handschriftliche Unterschriften, SMS und biometrische Systeme eingesetzt werden.
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Erforderliche Maßnahmen: Arten von QES-Vorgängen
Die drei häufigsten Vorgänge, die eine elektronische Signatur erfordern, sind:
- Onboarding oder Abonnement von Neukunden von Neukunden: der Kundenregistrierungsprozess erfordert eine qualifizierte elektronische Signatur, da die Richtigkeit ihrer Daten zum Zeitpunkt der Eingabe in das System gemäß den Anforderungen von KYC (Know Your Customer) überprüft werden muss. Der Verifizierungsprozess sollte so schnell wie möglich erfolgen und einen sicheren und einfachen Betrieb in der Zukunft ermöglichen. Das sicherste Verfahren ist die Video-Identifizierung (synchron oder asynchron), bei der die Merkmale des Kunden mit dem Ausweisdokument abgeglichen werden.
- Vertragsabschluss: Nach dem Onboarding ist auch beim Abschluss von Produkten ein hohes Maß an Sicherheit erforderlich. Nach Annahme der Bedingungen muss ein zweiter Authentifizierungsfaktor wie ein Einmalpasswort (OTP), eine biometrische Gesichtserkennung oder ein Ausweisdokument mit NFC-Technologie verfügbar sein.
- Authentifizierung: Authentifizierung ist die Überprüfung der Identität, um auf eine Anwendung zuzugreifen, einen Vorgang auszuführen, für einen Dienst zu bezahlen… Biometrische Identifizierung oder die Verwendung von Zertifikaten auf NFC-fähigen Geräten sind zwei Alternativen zu alphanumerischen Passwörtern.
Videoidentifikation und qualifizierte elektronische Signatur: Unsere umfassende Lösung für zertifizierte elektronische Signaturen
Unsere Lösung zur Videoidentifizierung und qualifizierten elektronischen Signatur ist die umfassendste in der Europäischen Union und erfüllt alle Anforderungen von Unternehmen. Der Bedarf an einer starken und sicheren digitalen Identität, die für Kunden und Bürger leicht zugänglich und nutzbar ist und für Unternehmen und Institutionen, die sie in ihre Systeme integrieren, einfach zu handhaben ist, wird durch unsere einzigartige Lösung erfüllt.
Aus rechtlicher Sicht ist es die einzige elektronische Signaturlösung, die den eIDAS- und AML-Vorschriften für das digitale Onboarding von Kunden und die Fernunterzeichnung von Dokumenten entspricht. Insgesamt eröffnet es den Unternehmen die Möglichkeit, ihre Produkte und Dienstleistungen 500 Millionen Kunden in allen EU-Mitgliedstaaten mit einer auf dem Markt einzigartigen End-to-End-Lösung anzubieten.