Une solution de signature électronique facilite la transformation numérique des entreprises, en rationalisant leurs processus de gestion des documents. Les contrats, les factures et toutes sortes de transactions commerciales sont simplifiés grâce aux procédures numériques de vérification de l’identité. Mais quels sont les critères pour choisir une technologie ? Dans ce billet, nous vous expliquons tout ce que vous devez savoir pour prendre la meilleure décision pour votre entreprise.
Qu’est-ce qu’une signature électronique certifiée ?
Commençons par le début : la signature électronique certifiée (ou qualifiée) est l’équivalent numérique de la signature manuscrite et elle a les mêmes implications juridiques.
Elle consiste en un ensemble de données électroniques accompagnant un document afin d’identifier le signataire et de garantir l’authenticité et l’intégrité du document signé. Une signature électronique certifiée nous donne l’assurance que le document n’a pas été falsifié et que le signataire ne peut pas se rétracter.
Que peut apporter la signature électronique certifiée à mon entreprise ?
Pour les entreprises, l’UE estime que 69 % d’entre elles utilisent déjà une forme de signature électronique dans leurs activités quotidiennes. La signature électronique garantit l’authenticité, la traçabilité et l’intégrité de tous ces documents, tels que les contrats et les factures, ainsi que la volonté d’approuver leur contenu, ce qui offre de nombreux avantages dans les relations entreprise-client.
L’utilisation de la signature électronique accroît l’efficacité des processus, accélère les délais de traitement et réduit les coûts liés au papier et aux déplacements, permettant à toute personne ou client d’interagir avec une entreprise sans devoir se rendre dans l’un de ses bureaux ou envoyer de la documentation par la poste.
Comment choisir la bonne solution pour mon entreprise ?
La décision de choisir un fournisseur ou un autre est toujours fondée sur une analyse des besoins de l’entreprise : Quel type de transactions effectuez-vous, quel est le niveau de sécurité requis, quels sont les canaux et les dispositifs utilisés?
Outre l’analyse des besoins, ces facteurs doivent être pris en compte :
- Exigences juridiques : les signatures électroniques sont soumises à une stricte réglementation au niveau de l’UE que le prestataire de services doit remplir. Le degré d’actualisation et la compatibilité de la signature avec la réglementation doivent être vérifiés.
- Exigences techniques : idéalement, la signature électronique doit être facile à mettre en place, utilisable depuis n’importe quel appareil et stockée de manière sécurisée.
- Facilité d’utilisation : le système choisi doit être rapide et fluide afin de s’adapter au niveau de tout utilisateur. Plus elle est intuitive, plus il sera facile pour les clients et le personnel d’utiliser la signature électronique.
Exigences de sécurité pour la signature électronique
La législation européenne prévoit trois niveaux de sécurité des signatures électroniques en fonction du degré de risque de chaque transaction.
La signature électronique simple est utilisée pour les transactions à faible risque et ne nécessite aucun matériel ou logiciel spécifique. Elle n’a pas besoin de vérification de l’identité du signataire et ne garantit pas le contrôle unique du signataire. Un bouton d’acceptation ou une case à cocher seraient des exemples de signature simple.
La signature électronique avancée implique un niveau de sécurité nettement plus élevé et exige déjà l’utilisation d’un logiciel spécifique et la vérification de l’identité du signataire, sans toutefois la garantir. L’utilisation de codes reçus par SMS ou par e-mail entre dans cette catégorie.
La signature électronique qualifiée (ou certifiée) requiert le plus haut niveau d’authentification et garantit l’identité du signataire. Son niveau de sécurité est encore plus élevé que celui de la signature manuscrite traditionnelle. Elle nécessite un logiciel spécifique et une identification en face à face du signataire lors du processus de vérification de l’identité.
Canaux à utiliser pour la signature électronique qualifiée
L’utilisation des signatures électroniques ne doit pas se limiter aux services en ligne proposés par l’entreprise, mais doit tenir compte des appareils à partir desquels elle est utilisée.
Pour les transactions en ligne, les canaux les plus courants sont les applications pour téléphones mobiles ou les navigateurs des ordinateurs. Pour l’environnement en ligne, des systèmes de biométrie son employés, ainsi que les SMS et les codes à usage unique, mots de passe ou PIN.
Dans les transactions hors ligne, dans la succursale ou le bureau de l’entreprise, la signature électronique complète la relation en face à face. Les signatures manuscrites numériques, les SMS et les systèmes biométriques peuvent être utilisés dans ces cas.
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Besoins à satisfaire : types d’opérations de la QES
Les transactions les plus courantes nécessitant des signatures électroniques sont au nombre de trois :
- Onboarding ou enregistrement de nouveaux clients : le processus d’enregistrement du client requiert une signature électronique qualifiée, car l’exactitude des données du client doit être vérifiée au moment de l’introduire dans le système, conformément aux exigences KYC (Know Your Customer). Le processus de vérification doit être aussi rapide que possible et permettre un fonctionnement sûr et facile à l’avenir. La procédure la plus sûre est l’identification vidéo (synchrone ou asynchrone) dans laquelle les caractéristiques du client et le document d’identification sont comparés.
- Souscription : une fois l’onboarding effectué, la souscription de produits exigera également un niveau de sécurité élevé. Après l’acceptation des conditions, il faut disposer d’un deuxième facteur d’authentification, tel qu’un mot de passe à usage unique (OTP), une reconnaissance biométrique faciale ou un document d’identité avec technologie NFC.
- Authentification : l’authentification est la vérification de l’identité pour accéder à une application, effectuer une opération, payer un service, etc. L’identification biométrique ou l’utilisation de certificats sur les appareils avec NFC sont deux alternatives aux mots de passe alphanumériques.
Vidéo Identification et Signature Électronique Qualifiée : notre solution intégrale de signature électronique certifiée
Notre solution de Vidéo Identification et Signature Électronique Qualifiée est la plus complète de l’Union européenne et répond à tous les besoins des entreprises. Le besoin d’une identité numérique forte et sécurisée, facile d’accès et facile à utiliser pour les clients et les citoyens, ainsi que pour les entreprises et les institutions qui l’intègrent dans leurs systèmes converge dans notre solution unique.
D’un point de vue juridique, il s’agit de la seule solution de signature électronique conforme à la réglementation eIDAS et AML pour l’Onboarding Numérique de clients et la signature de documents à distance. Au total, elle donne aux entreprises la possibilité d’offrir leurs produits et services à 500 millions de clients dans n’importe quel État membre de l’UE, avec une solution end-to-end unique sur le marché.