Die Arbeitsabläufe in Geschäftsstellen und Filialen werden derzeit neu definiert; dies gilt umso mehr angesichts der Veränderungen durch die Sars-CoV-2-Pandemie.
Die Automatisierung und Digitalisierung traditioneller Prozesse und Verfahren in Bankfilialen, sowohl intern als auch in Bezug auf Kunden, ist ein notwendiger Schritt, den einige Banken bereits in die Praxis umgesetzt haben. Signatur- und Vertragsprozesse gehören zu den häufigsten und wichtigsten Vorgängen in Geschäftsbüros.
Der Vertragsabschluss in Bankfilialen
Ein Vertragsabschluss in der Bank kann langwierig sein und eine Reihe von Komplikationen mit sich bringen, die den Filialmitarbeitern durchaus bekannt sind.
Ein Vertragsabschluss oder das Akzeptieren des Inhalts eines dem Kunden zugestellten Dokuments setzt zunächst eine Identitätsprüfung voraus. Obwohl das KYC-Verfahren (Know Your Customer) bei bestehenden Kunden bereits erfolgt sein muss, wird es häufig für die Unterzeichnung eines Dokuments vorausgesetzt.
In diesem Artikel erfahren Sie mehr über das eKYC-Verfahren (electronic Know Your Customer).
Durch dieses Verfahrens wird die Identität des Kunden ordnungsgemäß überprüft, abgeglichen und erfasst, sodass sie für jede Art von Transaktion in Geschäftsstellen anerkannt werden kann, ohne dass für jede Transaktion ein zusätzlicher Identitätsprüfungsprozess erforderlich ist.
Betrugsprävention und Risikomanagement sind ein grundlegender Aspekt, der im Banken- und Finanzsektor berücksichtigt werden muss. Dies ist bei Prozessen wie beim Vertragsabschluss besonders kritisch, weshalb die erforderlichen AML-Kontrollen (Anti-Geldwäsche) und die entsprechenden regulatorischen Standards für Signaturen erfüllt werden müssen.
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Die Digitalisierung und Automatisierung des Signaturprozesses reduziert nicht nur die Kosten und den Zeitaufwand auf ein Minimum, sondern beseitigt auch einen Großteil der Bürokratie und minimiert das Betrugsrisiko. Außerdem ist es eine schnelle, agile und papierlose Möglichkeit, ein Dokument mit maximaler Sicherheit zu unterzeichnen. Verlorene Dokumente, gefälschte Unterschriften oder das Warten auf Validierungen gehören der Vergangenheit an.
Wie funktioniert der digitale Vertragsabschluss?
Damit ein Kunde in einer Filiale oder in einem Geschäft eine elektronische Signatur leisten kann, müssen die gleichen Schritte wie beim Standardprozess der elektronischen Signatur befolgt werden. Dieser Prozess kann von einem Mitarbeiter am Unternehmensstandort begleitet werden, was aber nicht zwingend notwendig ist. Außerdem kann die Signatur auf elektronischen Geräten wie Tablets, Computern oder auch am Geldautomaten geleistet werden.
Der Prozess läuft folgendermaßen ab:
- Das zu signierende Dokument wird dem Nutzer am Geldautomaten, digitalen Terminal, PC oder Tablet angezeigt.
- Der Nutzer liest das Dokument so lange er möchte, kann es durchblättern und gründlich prüfen.
- Dann klickt er auf die Schaltfläche „Unterschreiben“ und akzeptiert so den Inhalt.
- Der Nutzer erhält ein OTP (Einmalpasswort) per SMS auf sein Mobiltelefon und gibt es ein. Alternative Methoden wie die Zwei-Faktor-Authentifizierung und die biometrische Gesichtserkennung können ebenfalls eingesetzt werden. Mit CertID kann der Nutzer das Dokument auch mit seinem Online-Ausweis und NFC-Chip unterschreiben, da SignatureID und SmileID mit den offiziellen elektronischen Zertifikaten mehrerer Staaten und Länder kompatibel sind.
- Das Dokument ist jetzt mit dem elektronischen Zertifikat einer natürlichen Person und einem qualifizierten Zeitstempel elektronisch signiert.
Der Prozess ist einfach, agil und wird mit dem Ziel entwickelt, auch eine hochwertige Nutzererfahrung zu bieten. Er ist an alle Anforderungen der Branche oder Filiale anpassbar und flexibel.
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